Que ce soit pour un évènement d’entreprise ou pour une fête privée, une organisation qui ne laisse rien au hasard est l’un des éléments clés de la réussite et pour cela il convient de planifier chaque point. Il est évident de ne pas s’y prendre au dernier moment et de commencer par effectuer un rétro planning comprenant chaque chose à laquelle il vous faudra penser ou réaliser. Si l’évènement se déroule loin de chez vous, il y aura encore plus de travail et nous vous aidons ici à créer cette liste de tâche calée sur un calendrier.
Du jour J à 2 mois avant la fête
Comme pour une course de fonds il ne sert à rien de partir trop rapidement sous peine de s’essouffler vite et de dépenser de l’énergie à mauvais escient. A deux mois de la date fatidique, il convient de penser aux réglages secondaires et au détails tout en sachant qu’une fête réussie est justement celle qui prévoit tous les détails.
Or, si la fête se situe à l’étranger, en province, ou tout simplement à une centaine de kilomètre de l’endroit où réside la majorité des invités, le transport est une question primordiale et qui ne peut pas toutefois être organisée trop longtemps à l’avance. En effet, plus de deux mois à l’avance, certaines compagnies aériennes n’ont pas encore ouvert les réservations. Si vous devez réserver un transport collectif comme une location de car, il est en outre préférable de connaître le nombre de participant.
C’est d’ailleurs une excellente idée pour des trajets un peu longs vers des lieux mal desservis par le train. Les invités apprennent ainsi à se connaître et à coup sûr la fête commencera déjà dans le car. Si vous être une vingtaine de personnes, il existe des minibus 20 places qui sont également parfaits pour des transferts d’un aéroport ou gare vers le lieu de la réception.
A deux mois, il vous faudra aussi faire réserver les hôtels, la décoration florale, les locations de matériels divers (son, écran, chaises etc …)
A plus de 2 mois de la fête
Une fois la date choisie, la priorité est de choisir le lieu. Certains étant d’ailleurs très demandés, c’est souvent leur disponibilité qui vous imposera la date de l’évènement. Il peut aussi en aller de même avec le traiteur si vous avez choisi une saison où ils sont très sollicités comme le printemps et l’été.
Si vous n’êtes pas du tout flexible sur la date, il faut réellement s’y prendre longtemps à l’avance car il y a lieu aussi de choisir les plats, les vins etc…
Les invitations viennent ensuite immédiatement après ces deux étapes. Ne pas hésiter à les envoyer avec un large délai pour que les invités aient le temps de s’organiser et de ne pas choisir un autre évènement. Leur conception et impression nécessite aussi un certain délai à prendre en compte.
Choisissez aussi un thème et tous les éléments de décor qui vous permettront de vraiment personnaliser les lieux à votre image.
